Workflow-Design bezeichnet die strukturierte Planung und Gestaltung von Arbeitsabläufen, bei der einzelne Schritte, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Werkzeuge so festgelegt werden, dass Aufgaben effizient, nachvollziehbar und wiederholbar bearbeitet werden können.
Was Workflow-Design in der Praxis bedeutet
Beim Workflow-Design geht es darum, einen Prozess vom Auslöser bis zum Ergebnis vollständig durchzudenken. Dazu gehören die Reihenfolge der Aufgaben, beteiligte Personen oder Systeme, benötigte Informationen, Entscheidungspunkte sowie Übergaben zwischen Abteilungen. Ziel ist ein Ablauf, der sowohl für Mitarbeitende verständlich als auch für die Digitalisierung geeignet ist.
Beispiele aus dem Gesundheitswesen
- Apotheke: Bearbeitung von Rezeptanfragen – vom Eingang über die Prüfung bis zur Auslieferung, inklusive Dokumentation und Rückfragen beim Arzt.
- Spezialversorgung: Onboarding neuer Patientinnen und Patienten mit klaren Schritten für Stammdaten, Kostenträgerkommunikation und Erstlieferung.
- Industriepartner: Freigabeprozesse für Marketingmaterial mit definierten Prüfstufen und Fristen.
Typische Fallstricke
Ein häufiger Fehler ist, bestehende Abläufe unreflektiert in digitale Werkzeuge zu übertragen, ohne sie vorher zu hinterfragen. Ebenso kritisch: zu detaillierte Workflows, die in der Praxis niemand einhält, oder unklare Zuständigkeiten an Schnittstellen. Auch die Verwechslung von Workflow-Design mit reinem Prozessmanagement kommt vor – Workflow-Design ist konkreter und operativer, während Prozessmanagement die übergeordnete Steuerung umfasst.
Individuelle Lösungen werden auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt; Beratung und Umsetzung erfolgen nach gemeinsamer Analyse der bestehenden Prozesse.