Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WWS oder WaWi) ist eine Software, die sämtliche Waren- und Informationsflüsse in einem Unternehmen abbildet – von der Bestellung über den Wareneingang und die Lagerhaltung bis hin zum Verkauf und der Abrechnung. In der Apotheke ist es das zentrale IT-System für den täglichen Betrieb.
Funktionen im Apothekenalltag
Ein modernes Warenwirtschaftssystem verbindet Kassenprozesse, Rezeptabrechnung, Lagerverwaltung, Bestellwesen und Kundendaten in einer Oberfläche. Typische Aufgaben sind das automatisierte Nachbestellen bei Mindestbeständen, die Anbindung an Großhändler über Schnittstellen, die Prüfung von Verfügbarkeiten in Echtzeit sowie die Dokumentation nach den Vorgaben der Apothekenbetriebsordnung.
Bekannte Systeme und Anbieter
Im deutschen Apothekenmarkt sind unter anderem Awinta Prokas, ADG A3000/S3000, Pharmatechnik IXOS und CGM LAUER-FISCHER WINAPO verbreitet. Sie unterscheiden sich in Bedienlogik, Modulaufbau und den verfügbaren Schnittstellen zu Kooperationen, E-Rezept-Diensten oder Kommissionierautomaten.
Fallstricke und Verwechslungsgefahren
Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht mit einem ERP-System gleichzusetzen: WWS fokussiert auf Warenflüsse, ERP deckt zusätzlich Finanzbuchhaltung, Personal und Controlling ab. Auch die Verwechslung mit reinen Kassensystemen ist häufig – diese sind meist nur ein Modul innerhalb der Warenwirtschaft. In der Praxis wird das Potenzial oft nicht ausgeschöpft, weil Auswertungen, Schnittstellen oder Automatisierungen im Bestellwesen ungenutzt bleiben.