Die Prozessanalyse ist eine systematische Untersuchung bestehender Arbeitsabläufe mit dem Ziel, Schwachstellen, Engpässe und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Sie bildet die Grundlage für jede fundierte Prozessoptimierung und Digitalisierung im Gesundheitswesen.
Wie läuft eine Prozessanalyse ab?
Zunächst werden die aktuellen Abläufe erfasst, dokumentiert und visualisiert – häufig in Form von Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten. Anschließend werden einzelne Schritte hinsichtlich Zeitaufwand, Ressourcennutzung, Fehleranfälligkeit und Schnittstellen bewertet. In Apotheken kann das beispielsweise die Rezeptbearbeitung, der Wareneingang oder die Kommunikation mit Großhändlern und Industriepartnern sein.
Praxisbeispiele
- Analyse der Bestellprozesse zur Einkaufsoptimierung
- Untersuchung von Dokumentationsabläufen in der Spezialversorgung
- Bewertung interner Kommunikations- und Freigabeprozesse
- Prüfung von Schnittstellen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung
Typische Fallstricke
Eine Prozessanalyse wird gelegentlich mit einer reinen Ist-Aufnahme verwechselt. Die Dokumentation allein reicht jedoch nicht aus – entscheidend ist die anschließende Bewertung und Ableitung konkreter Maßnahmen. Ebenso wichtig: Mitarbeitende frühzeitig einbinden, da theoretische Prozessbeschreibungen oft von der gelebten Praxis abweichen. Individuelle Lösungen werden auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt.